Hvis du er vant til at bruge Google Drive, kender du forhåbentlig også del-knappen. Ellers har jeg skrevet om det her.

Når du trykker på del-knappen, dukker der en dialogboks op. Den har Google givet et ansigtsløft, så det nu er lettere og mere overskueligt at deledokumenter med andre.

Del med en eller få personer

Når du skal dele med meget få personer, er det lettest blot at tilføje en mail-adresse.

Inden du deler dokumentet, bør du overveje, hvilken status den eller de, du deler dokumentet med, bør have.

Tryk på den lille ned-pil ved siden af ordet “Redaktør,” og du får tre valgmuligheder:

1. Læser – Modtageren kan blot læse i dokumentet, men vedkommende kan ikke ændre noget. Vil modtageren ændre i dokumentet, må han/hun tage sin egen kopi.
   
   
2. Bruger med kommentaradgang – Her kan modtageren fortsat ikke ændre i dokumentet; men vedkommende kan bruge kommentar-funktionen, som du måske kender, når du retter opgaver.
   
   
3. Redaktør – Her har modtageren samme rettigheder, som ejeren af dokumentet. Man kan læse, kommentere og ikke mindst ændre i dokumentet.
   
   

Som standard er der sat flueben ved “Underret personer.” Det betyder, at den du deler dokumentet med, får en besked i sin mailboks på den adresse, du har brugt. Du har også mulighed for at knytte en kommentar til modtageren.

Fjerner du fluebenet, får modtageren ikke besked om delingen, men vedkommende kan altid finde dokumentet på Google Drev under “Delt med mig.”

• 

Hvis du dele med en, der ikke er i din organisation, kommer der en dialogboks med en advarsel frem, når du trykker send.

Når du efterfølgende trykker på dialogboksen, vil det fremgå af den, hvem du har delt den med.

Del med mange personer

Hvis du skal dele med mange personer, er det lettere at give dem et link end at skulle taste alle adresser ind.

Du trykker på dialogboksen – og tryk nu på “Hent link.”

Som standard vil det kun være brugere i din egen organisation, der har adgang til dokumentet – ligesom de som standard har læse-rettigheder.

Vil du ændre på dette, skal du trykke på den lille ned-pil ved siden af din organisations navn.

Du har nu tre muligheder:

1. Begrænset – Kun tilføjede personer kan åbne med dette link.
   
   
2. Din organisation (i mit tilfælde Hedensted Kommune skoler) – Alle der er ansat i skolevæsenet i Hedensted Kommune, som har en gmail-adresse, der ender på hedskole.dk, har adgang til linket.
   
   
3. Alle med linket – Alle på internettet, som har dette link, kan åbne indholdet.
   
   

Husk at tage stilling til hvilke rettigheder modtagerne skal have.

Tryk på “Kopier linket” og indsæt linket, der hvor det er lettest at finde for modtagerne .

Luk for dialogboksen ved at trykke på “Udfør.”