Med Aulas indtog er det ikke længere muligt selv at oprette grupper. Det sukker bl.a. min tillidsrepræsentant over, for hvordan kan man hurtigt skrive til medlemmerne?

Det er ikke en mulighed at ledelsen opretter en gruppe i Aula. Så er der noget med GDPR-regler og andet, for ledelsen må i princippet ikke vide, hvem der er medlemmer af fagforeningen.

Hos os har alle lærer en gmail-arbejds-adresse, så jeg har foreslået, at der kan oprettes en gruppe i gmail. Og hvordan gør man så det?

• Gå ind i Gmail, som du plejer.
• Klik appvælgeren i øverste højre hjørne og vælg “Kontakter”

• Tryk herefter på “Opret etiket” (etiket er et andet navn for grupper).
  
  

• Navngiv etiketten og tryk “Gem”
  
  

Hvis du har skrevet til folk før, kan du finde dem under “Ofte anvendte kontakter” i menuen i venstre side. Ellers finder du dem under kontakter. Uanset hvad er fremgangsmåden den samme.

• Her fører du musen over de personer, der skal være med i din mailgruppe. Der vil nu komme en tom boks, du kan sætte flueben i.
  

• Klik på “Administrer etiketter”-ikonet.
  

• Klik på den relevante gruppe/etiket og vælg “anvend.” Navnene, du har markeret, er nu tilføjet gruppen.
  
  

• Har du ikke skrevet til folk før, klikker du på “Opret kontakt” i menuen i venstre side.

• Udfyld kontaktoplysningerne og tryk på “Gem.”
  

• Herefter tilføjes personen til gruppen/etiketten som før.

Send mails uden modtagerne kan ses

Mange gange er det ikke hensigtsmæssigt, at en modtager kan se, hvem de andre modtagere af en mail af. Det kan være i modstrid med GDRP-reglerne.

Men det er der en let løsning på.

Når du skriver en mail, er der øverst i højre side to links med ordene “Cc:” og “Bcc:”

CC er en forkortelse for Carbon Copy. Det er et levn fra gamle dage, når man skrev på skrivemaskiner med gennemslagspapir (en carbon copy). Vælger du CC, kan alle modtagere af en mail se, hvem de andre modtagere er.

BCC står for Blind Carbon Copy. Vælger du at skrive modtagerne her, kan man ikke se, hvem de andre modtagere af mailen er.

Du vælger CC eller BCC ved at klikke på linket.

Rent praktisk sætter du dig selv som modtager af mailen, og så skriver du navnet må din mailgruppe/etiket som modtager i BCC.

GDPR og mails til forældre

Husk at du aldrig må sende personfølsommer oplysninger og mails til forældre gennem gmail. Her skal du altid bruge Aula.