Versionshistorik i Google-dokumenter

Google Workspace

Versionshistorik i Google-dokumenter er en funktion, der gør, at du kan se, hvilke ændringer, der er lavet i et dokument, hvem der har lavet ændringerne, og hvornår ændringerne er foretaget

Det kan være nyttigt, hvis I er flere, der arbejder i samme dokument, og noget, der ikke skulle være slettet, pludselig er væk.

Med versionshistorikken kan du finde det slettede igen, hvis du nogenlunde kan huske, hvornår du sidste gang læste det i dokumentet.

Du kan finde versionshistorik-oversigten på 3 måder

Du kan finde oversigten over versionshistorik ved at at gå op i “Fil”, vælg “Versionshistorik” og “Se versionshistorik.”

Du kan også trykke på uret, der er lige over menulinjen. Det er ret meget hurtigere end at skulle op i filer og bruge musen flere gange.

Endelig kan du bruge genvejstasterne CTRL+ALT+Shift+H. Denne metode fungerer fint på min chromebook, men på min PC sidder tasterne uhensigtsmæssigt til denne manøvre.

Hvem har ændret i et dokument?

I versionsdokumentet kan du se, hvem der har været inde og ændre noget i et dokument. Kun folk med redaktøradgang kan ændre i et dokument – og se versionshistorikken.

I nedenstående eksempel er det godt nok samme personnavn, der står i oversigten, men den farvede prik ud for navnet indikerer, at det er to forskellige konti, der har haft adgang til dokumentet.

I virkelighedens verden bruger jeg nogle gange versionshistorikken, hvis jeg får mistanke om, at en elev ikke har skrevet alt i dokumentet selv. Hvis der er mere end 1 navn i versionshistorikken, kan jeg se nærmere på, hvem der har lavet hvad – eventuelt ved at supplere med Draftback.

Vis ændringer

Som udgangspunkt har jeg altid sat flueben i “Vis ændringer” i oversigten over versionshistorikken. Så vil de ting, der er ændret nemlig blive fremhævet med lysegrønt i dokumentet, og det er lettere at finde den korrekte version – eller hvad der er ændret. Navnet på den, der har foretaget ændringerne, vil også vises.

Navngiv versioner

Når man navngiver versioner er det lettere at navigere rundt i, hvornår versionerne er fra, og hvad de indeholder.

Man navngiver ved at vælge “Fil”, “Versionshistorik” og “Angiv et navn for den aktuelle version.”

I versionsoversigten kan man vælge kun at se navngivne versioner. Det kan give bedre overblik. Du vælger om du vil se alle versioner eller kun navngivne versioner øverst i versionsoversigten.

Brug versionshistorik til at holde dit drev ryddeligt

Noget af det, der gør mit drev uoverskueligt er, at jeg kan have mange versioner er samme dokument liggende på drev. Det er typisk, hvis jeg har brug en feedback-skabelon til flere klasser. Så jeg måske 50-70 forskellige versioner af et dokument på drev, for dokumenterne forsvinder ikke, selv om eleverne går ud af skolen. Selv om dokumenterne ikke nødvendigvis er indeholder personfølsomme oplysninger er det også noget rod i forhold til GDPR.

Efterhånden sletter jeg de ubrugelige dokumenter, når jeg støder på dem. Men de sidste år er jeg begyndt at bruge samme dokument men i forskellige versioner.

Typisk har jeg mit feedback-dokument, der ofte er et tre-kolonne-skema. Jeg navngiver den første version “original.”

Herefter udfylder jeg med feedbacken, tilføjer elevens fornavn til dokumentnavnet og angiver elevnavnet til den aktulle version.

Herefter downloader jeg feedback-arket som PDF. Denne PDF uploader jeg i MinUddannelse til eleven.

Jeg downloader ved at vælge “Fil”, “Download” og “PDF-dokument (.pdf).

Herefter går jeg ind i versionshistorikken og gendanner et feedback-dokument, der ikke er udfyldt. Her udfylder jeg så næste elevs feedback og så fremdeles.

Gælder også i Google Sheets, Google Slides, Google Tegninger og Google sites.

Versionshistorik gælder i alle former for Google-dokumenter.

I Google Sheets gør du på samme måde som i Google Docs. Her kan du bruge alle 3 metoder (Find versionshistorik under fil i menuen, klik på uret eller brug genvejstasterne CTRL+Alt+Shift+H).

Også i Google slides kan du vælge mellem de 3 metoder: Find versionshistorik under fil i menuen, klik på uret eller brug genvejstasterne CTRL+Alt+Shift+H.

I Google Sites forholder det sig dog lidt anderledes. Her skal man klikke på de tre lodrette prikker i øverste højre hjørne for at finde versionshistorikken.

Herefter fungerer det som det plejer, om end det ser en smule anderledes ud. Det er fx. rigtigt svært at se, hvilke ændringer der er sket i dokumentet, når du står på forsiden af hjemmesiden.