Nogle gange skal man sende breve til mange modtagere, hvor meget af indholdet er det samme, men hvor der alligevel kan være enkelte variationer.

På min skole har det f.eks. været, når elevrådet har stået for et sponsorløb. Her har forældre og besteforældre kunne vælge imellem, om de ville støtte med et fast beløb eller et beløb baseret på antal runder, eleven har løbet.

95% af teksten til sponsorerne har altså været enslydende, mens der har skullet differentieres på de sidste 5%

Forestil dig lige at skulle skrive 200 mails i Aula på den måde!

Vi klarede det ved, at mulige sponsorer meldte ind via en Google Analyse-formular, hvordan og med hvor meget, de ville støtte. Svarene blev genereret i et Google Sheets-regneark, hvor der også kunne laves en formel for, hvilket beløb, der skulle støttes med, hvis man ville støtte med et beløb per runde.

Mailsene sendte vi fra en lærers gmail-konto med elevrådet som afsender. Det kunne vi, fordi det ikke direkte vedrørte skole-/hjemsamarbejdet. Ellers ville det jo skulle gå gennem Aula.

Vi brugte et tilføjelsesprogram til Google Sheets, der hedder Yet Another Mail Merge. Det koster ikke noget at bruge, så længe du sender mindre end 50 mails per dag.

Du finder vejledning til tilføjelsesprogrammet her som diasshow.
Du finder samme vejledning her PDF-fil.