En kollega var i lettere panik i sidste uge. Hun havde lagt et link til et dokument fra Google Drev ind i lærernoter på et forløb i  MinUddannelse. Men den kollega, hun havde delt forløbet med, kunne ikke åbne dokumentet.

Når du har dokumenter, film, lydoptagelser, slideshow, regneark (fremover blot benævnt filer) osv. på dit eget drev, er du den eneste, der har adgang til dem, indtil du har delt filen med andre.

Og det var lige netop derfor, min kollega havde problemer. Hun havde delt linket til filen med andre; men for andre var det stadig som at komme til en låst dør, fordi hun ikke havde givet andre adgang til filen.

Det er nu hurtigere end at handle i Fakta at dele sine filer med andre.

Trin 1

Start med at gå ind i drev og find den fil, du vil dele. Når du højreklikker på filen kommer følgende frem:

 

Trin 2

Klik på “del.” Denne boks kommer frem

Hvis du skal dele med en helt specifik person, skriver du vedkommendes navn i boksen for personer, hvor der står “Angiv navne eller mailadresser.”

Skal du derimod give adgang til via et link, trykker du i stedet på “Få link til deling.”

 

Trin 3

Google foreslår automatisk, at alle i på Hedensted Kommunes skoler (eller hvor du nu arbejder) kan se linket.

Har du brug for andre valgmuligheder end standardløsningen, klikker du i den grå boks, hvor der står “Alle på Hedensted Kommunes skoler kan se.”

Trin 4

Boksen udvides nu, så du får flere valgmuligheder

Her kan du nu også vælge at dele linket med folk uden for organisationen.

Trin 5

Når du har valgt, hvem der har adgang til dokumentet, skal du bestemme dig for, hvad de skal kunne med dokumentet.

De fleste gange er det fint, hvis folk blot kan se. Andre gange er det nødvendigt, at de kan kommentere eller selv skrive i dokumentet.

Så trykker du på den lille blå pil, der hvor der med blåt står “kan se.” Nu får du en lille rullemenu med flere adgangsmuligheder.

Trin 6

Til sidst trykker du på “gem”, kopierer eventuelt linket og trykker på “udfør.” Så virker det.

Har du tidligere linket til dokumentet andre steder, skal du ikke ind og ændre linket. Så gælder de rettigheder, du har tildelt efterfølgende. Omvendt kan du også trække fx skriverettigheder tilbage.